Кейсы

Кейс дистрибьютор бытовой техники: Трансформация бизнеса бытовой техники и кухонь через внедрение цифрового офиса и системы управления задачами

Кейс - дистрибьютор бытовой техники

Анализ существующего положения:

  1. Дублирование задач и функций между сотрудниками
  2. Сложности в коммуникации между отделами
  3. Невозможность оперативно отслеживать статус заказа и его выполнение
  4. Отсутствие чёткой стратегии развития компании
  5. Неэффективное использование ресурсов
  6. Недостаточная мотивация сотрудников
  7. Отсутствие автоматизации процессов
  8. Отсутствие чёткой системы учёта заказов и контроля их выполнения.

Какие цели и задачи ставились:

  1. Расширить присутствие на рынке за счёт онлайн-продаж
  2. Сформировать эффективные команды специалистов в отделе контента, онлайн продаж, ит и розничной сети.
  3. Организовать PR-кампании и маркетинговые процессы
  4. Создать эффективную систему управления запасами
  5. Произвести ребрендинг компании
  6. Внедрить систему анализа на базе дашбордов и метода RFM
  7. Внедрить системное управление на базе специализированного ПО

Результаты работы:

1. Создание цифрового офиса Notion

🗓️ Цифровой офис - это единое место для всех материалов важных в работе компании. Цифровой офис компании создан в программе Notion, где собраны материалы по всем отделам.

Как выглядит цифровой офис компании:

Доска разделена на несколько папок:

  • Розничная сеть
  • Инструкции для РОП
  • Интернет- магазин
  • Склад
  • Маркетплейсы
  • Контент отдел
  • Реквизиты
  • Опт

2. Внедрение Asana в систему работы компании

Цели и задачи:

  1. Систематизирование процессов работы сотрудников
  2. Контроль качества выполнения задач
  3. Упрощение коммуникации между сотрудниками
  4. Обеспечение прозрачности и контроля над работой сотрудников
  5. Добиться 90% выполнения задач сотрудниками вовремя

Результаты:

  1. Систематизирование процесса работы сотрудников и контроль качества их выполнения.
  2. Упорядочивание работы отделов компании.
  3. Оптимизация рабочих процессов и повышение производительности.
  4. Коммуникация между сотрудниками. Быстрое решение возникающих проблем.
  5. Выполнение задач в срок

Создание досок

🗓️ Доски для проектов в Asana — это удобный инструмент для организации работы над проектами, задачами и другими активностями. Они позволяют визуализировать процесс работы, отслеживать прогресс и координировать действия команды.
Создание досок позволило отслеживать работу каждого сотрудника и следить за качеством ее выполнения, а также за скоростью и временем выполнения задач.

Пример доски сотрудника:

Удобный интерфейс для отслеживания задач на досках сотрудников
🗒️ Структурирование задач списком
Интерфейс позволяет структурировать задачи в виде списка, что обеспечивает быстрый доступ к информации о каждой задаче.
🗒️ Визуальное восприятие задач
На досках можно отображать задачи в виде карточек.
🗒️ Отображение задач в календаре
Сотрудники могут видеть, какие задачи запланированы на определенный период времени.

Пример постановки задачи:

Отделы компании в системе разделены по группам:

Были созданы доски по отделам компании. В каждой доске упорядочена работа сотрудников, каждый сотрудник имеет личную доску.
Создано 11 групп, где объединяется несколько досок отделов и сотрудников.

Преимущества такого деления:

  • Упрощение управления задачами. Разделение по группам позволяет сотрудникам легко находить нужные им задачи и проекты.
  • Повышение эффективности работы. Сотрудники могут сосредоточиться на своих задачах, не отвлекаясь на задачи других отделов.
  • Оптимизация ресурсов. Разделение отделов на группы позволяет более эффективно использовать ресурсы компании. Например, можно назначить сотрудников из разных отделов для выполнения совместных проектов.
  • Контроль за выполнением задач. Руководители отделов могут отслеживать выполнение задач своих сотрудников. Это позволяет своевременно выявлять проблемы и принимать меры для их решения.
  • Прозрачность и отчетность. Каждая группа может иметь свою собственную отчетность и прозрачность в выполнении задач. Это облегчает контроль и оценку работы каждой группы
В каждой группе работа распределена по проектам. За счет такой структуры сотрудникам проще найти ту или иную задачу, а также правильно распределить роли работы.

3. Создание дашбордов

📊 Есть возможность отследить общую статистику эффективности команды, благодаря применению дашбордов в системе. Дашборды представляют собой информационные панели, которые используются для визуализации ключевых показателей эффективности (KPI) и другой важной информации о работе компании или проекта.

Критерии созданного дашборда:

  • Завершенные задачи
  • Незавершенные задачи
  • Просроченные задачи
  • Всего задач
  • Задачи по статусу завершения в этом месяце
  • Предстоящие задачи по исполнителю за эту неделю
  • Задачи на этот месяц по проекту

Пример дашборда:

4. Обучение команды системному менеджменту

Цель:

Обучить сотрудников технологии работы в системе, обеспечить эффективное и результативное использование этого инструмента для повышения производительности труда, улучшения коммуникации между сотрудниками и контроля выполнения задач.

Результат:

  1. 90% выполнения задач сотрудниками
  2. Повышение уровня ответственности сотрудников
  3. Возможность отслеживать работу каждого сотрудника и следить за качеством ее выполнения, а также скоростью и временем выполнения задач.

Что было сделано:

  1. Проведено несколько встреч по обучению сотрудников работе в системе
  2. Личная работа с каждым сотрудником + ежедневная обратная связь
  3. Создание регламента работы в системе для более эффективного ведения Asana сотрудникам

Пример профиля сотрудника без просроченных задач:

📖 Благодаря правильному подходу к обучению сотрудников, были получены результаты почти 100% выполнения задач работниками в срок.
Результат внедрения системного менеджмента:
  1. Все основные процессы компании перенесены и настроены в систему
  2. Обучены сотрудники по использованию системы и базовых знаний менеджмента
  3. Оцифрованы все сотрудники по методологии функциональных карт
  4. Создана база знаний по всем отделам компании
Общие результаты:
  1. Компания преодолела выручку 1 млрд рублей
  2. Компания стала рентабельной
  3. Произвели ребрендинг компании
  4. Созданы отделы: контент, ит, онлайн продаж, закупки, маркетинга, розничные отделы продаж.
  5. Компания открыла фирменный брендовый магазин Miele, а затем оперативно смогла переформатировать его в магазин ASKO.
  6. Вышла и успешно работает на 4 Маркетплейсах: ОЗОН, ЯМ, СБЕР, ВБ.
  7. Компания произвела глобальную модернизацию склада.

Хотите также?

Напишите нам: https://t.me/sitnikovma — поможем!
2025-07-16 14:57 Цифровой офис