Кейс - дистрибьютор бытовой техники
Анализ существующего положения:
- Дублирование задач и функций между сотрудниками
- Сложности в коммуникации между отделами
- Невозможность оперативно отслеживать статус заказа и его выполнение
- Отсутствие чёткой стратегии развития компании
- Неэффективное использование ресурсов
- Недостаточная мотивация сотрудников
- Отсутствие автоматизации процессов
- Отсутствие чёткой системы учёта заказов и контроля их выполнения.
Какие цели и задачи ставились:
- Расширить присутствие на рынке за счёт онлайн-продаж
- Сформировать эффективные команды специалистов в отделе контента, онлайн продаж, ит и розничной сети.
- Организовать PR-кампании и маркетинговые процессы
- Создать эффективную систему управления запасами
- Произвести ребрендинг компании
- Внедрить систему анализа на базе дашбордов и метода RFM
- Внедрить системное управление на базе специализированного ПО
Результаты работы:
1. Создание цифрового офиса Notion
🗓️ Цифровой офис - это единое место для всех материалов важных в работе компании. Цифровой офис компании создан в программе Notion, где собраны материалы по всем отделам.
Как выглядит цифровой офис компании:
Доска разделена на несколько папок:
- Розничная сеть
- Инструкции для РОП
- Интернет- магазин
- Склад
- Маркетплейсы
- Контент отдел
- Реквизиты
- Опт
2. Внедрение Asana в систему работы компании
Цели и задачи:
- Систематизирование процессов работы сотрудников
- Контроль качества выполнения задач
- Упрощение коммуникации между сотрудниками
- Обеспечение прозрачности и контроля над работой сотрудников
- Добиться 90% выполнения задач сотрудниками вовремя
Результаты:
- Систематизирование процесса работы сотрудников и контроль качества их выполнения.
- Упорядочивание работы отделов компании.
- Оптимизация рабочих процессов и повышение производительности.
- Коммуникация между сотрудниками. Быстрое решение возникающих проблем.
- Выполнение задач в срок
Создание досок
🗓️ Доски для проектов в Asana — это удобный инструмент для организации работы над проектами, задачами и другими активностями. Они позволяют визуализировать процесс работы, отслеживать прогресс и координировать действия команды.
Создание досок позволило отслеживать работу каждого сотрудника и следить за качеством ее выполнения, а также за скоростью и временем выполнения задач.
Пример доски сотрудника:
Удобный интерфейс для отслеживания задач на досках сотрудников
🗒️ Структурирование задач списком
Интерфейс позволяет структурировать задачи в виде списка, что обеспечивает быстрый доступ к информации о каждой задаче.
🗒️ Визуальное восприятие задач
На досках можно отображать задачи в виде карточек.
🗒️ Отображение задач в календаре
Сотрудники могут видеть, какие задачи запланированы на определенный период времени.
Пример постановки задачи:
Отделы компании в системе разделены по группам:
Были созданы доски по отделам компании. В каждой доске упорядочена работа сотрудников, каждый сотрудник имеет личную доску.
Создано 11 групп, где объединяется несколько досок отделов и сотрудников.
Преимущества такого деления:
- Упрощение управления задачами. Разделение по группам позволяет сотрудникам легко находить нужные им задачи и проекты.
- Повышение эффективности работы. Сотрудники могут сосредоточиться на своих задачах, не отвлекаясь на задачи других отделов.
- Оптимизация ресурсов. Разделение отделов на группы позволяет более эффективно использовать ресурсы компании. Например, можно назначить сотрудников из разных отделов для выполнения совместных проектов.
- Контроль за выполнением задач. Руководители отделов могут отслеживать выполнение задач своих сотрудников. Это позволяет своевременно выявлять проблемы и принимать меры для их решения.
- Прозрачность и отчетность. Каждая группа может иметь свою собственную отчетность и прозрачность в выполнении задач. Это облегчает контроль и оценку работы каждой группы
В каждой группе работа распределена по проектам. За счет такой структуры сотрудникам проще найти ту или иную задачу, а также правильно распределить роли работы.
3. Создание дашбордов
📊 Есть возможность отследить общую статистику эффективности команды, благодаря применению дашбордов в системе. Дашборды представляют собой информационные панели, которые используются для визуализации ключевых показателей эффективности (KPI) и другой важной информации о работе компании или проекта.
Критерии созданного дашборда:
- Завершенные задачи
- Незавершенные задачи
- Просроченные задачи
- Всего задач
- Задачи по статусу завершения в этом месяце
- Предстоящие задачи по исполнителю за эту неделю
- Задачи на этот месяц по проекту
Пример дашборда:
4. Обучение команды системному менеджменту
Цель:
Обучить сотрудников технологии работы в системе, обеспечить эффективное и результативное использование этого инструмента для повышения производительности труда, улучшения коммуникации между сотрудниками и контроля выполнения задач.
Результат:
- 90% выполнения задач сотрудниками
- Повышение уровня ответственности сотрудников
- Возможность отслеживать работу каждого сотрудника и следить за качеством ее выполнения, а также скоростью и временем выполнения задач.
Что было сделано:
- Проведено несколько встреч по обучению сотрудников работе в системе
- Личная работа с каждым сотрудником + ежедневная обратная связь
- Создание регламента работы в системе для более эффективного ведения Asana сотрудникам
Пример профиля сотрудника без просроченных задач:
📖 Благодаря правильному подходу к обучению сотрудников, были получены результаты почти 100% выполнения задач работниками в срок.
Результат внедрения системного менеджмента:
- Все основные процессы компании перенесены и настроены в систему
- Обучены сотрудники по использованию системы и базовых знаний менеджмента
- Оцифрованы все сотрудники по методологии функциональных карт
- Создана база знаний по всем отделам компании
Общие результаты:
- Компания преодолела выручку 1 млрд рублей
- Компания стала рентабельной
- Произвели ребрендинг компании
- Созданы отделы: контент, ит, онлайн продаж, закупки, маркетинга, розничные отделы продаж.
- Компания открыла фирменный брендовый магазин Miele, а затем оперативно смогла переформатировать его в магазин ASKO.
- Вышла и успешно работает на 4 Маркетплейсах: ОЗОН, ЯМ, СБЕР, ВБ.
- Компания произвела глобальную модернизацию склада.
Хотите также?
Напишите нам: https://t.me/sitnikovma — поможем!
