Кейс: «Solar Bali» – Аренда недвижимости на Бали. Штат 13 сотрудников.
Сайт компании: https://solarpropertybali.com
‼️ Запрос клиента: Внедрить систему Asana для сервисного отдела и всей компании, в связи с ростом в 2 раза
Анализ существующего положения:
- Невозможно контролировать выполнение и результат работы по задачам сервисного отдела
- Задачи развития не ведутся
- Не понятная эффективность сотрудников
Какие цели и задачи ставились:
- Внедрение системы Asana в работу
- Обучение сотрудников работе в Asana
- Добиться 99% выполнения сотрудниками задач в срок с комментариями к выполнению задачи и правильной постановки задач
Результаты работы:
- Перенесли всю работу компании сервисного отдела и задачи развития в Asana
- Провели обучение
- Добились 100% вовлеченности команды в систему
1. Внедрение Asana в систему
Результаты работы:
- Системный подход к работе
- Отчетность сотрудников за каждую выполненную задачу в виде фото, документа, текста
- Контроль работы и активности сотрудников, в результате которого никто не сидит без задач
- Автоматизированный процесс заполнения по Виллам
- Улучшена коммуникация между сотрудниками
- Выполнение всех задач сотрудниками в срок
Перенос структуры досок в Asana
Структура компании:
Ген. директор
Ассистент
Fin. dir
Marketing
РОП
Sales
Sales
Sales
Service director
Manager
Manager
Manager
Manager
Manager
Доски, которые были созданы для упрощения работы:
2. Создание дашборда
📊 Есть возможность отследить общую статистику по работе компании, потому что были созданы дашборды для упрощения проверки: Просроченные задачи, без срока, предстоящие, все задачи, незавершенные задачи по проекту, задачи по статусу завершения в этом месяце, предстоящие задачи по исполнителю на эту неделю, проекты по статусу.
Выделенные категории:
- Просроченные задачи
- Без срока
- Предстоящие
- Все задачи
- Незавершенные задачи по проекту
- Задачи по статусу завершения в этом месяце
Теперь можно отслеживать не только личную динамику работы сотрудников, но и ситуацию в целом в компании.
Создание автоматизации заполнения в системе:
Была добавлена автоматизация заполнения карточек задач в доску Servis group, для упрощения работы в системе.
3. Обучение сотрудников
в Asana можно отслеживать не только как выполняются задачи, но и правильность и регулярность постановки задачи.
Сотрудники разделены на исполнителей и на тех кто ставит задачи.
Проверка сотрудников проводится по чек-листу.
Пример доски исполнителя:
Пример доски менеджера:
При проверке работы сотрудников учитывались следующие критерии:
Для исполнителей:
-Нет просроченных задач
-Есть комментарии по выполнению задач
-Задачи в правильных разделах
-В задаче стоит срок выполнения
Для менеджеров:
-В задаче стоит исполнитель и срок выполнения
-Задачи в правильных разделах
-Правильная формулировка задач
-Есть описание задачи
Проверка работы сотрудников в Asana по чек-листу:
Пример ежедневной обратной связи:
Результаты работы по чек-листу:
17.06 - Большинство сотрудников не внесено в систему, двое сотрудников выполняют работу в соответствии с регламентом, остальные не понимают систему
28.06 - Все сотрудники внесены в систему, каждый сотрудник понимает как работать в Asana и выполняет свою работу в соответствии с регламентом
4. Регламенты
Для упрощения работы сотрудников, нами были созданы регламенты по работе в системе:
- Регламент по заполнению профиля в Асане
- Регламент инструкция по изменению автоматизации в системе
- Видео-инструкция по работе с Asana
- Работа в Asana: Как правильно ставить задачу, работа с моими задачами, работа с досками проектов, работа с досками проектов, структура планерки и приоритезации задач
- Видео-инструкция по работе в мобильной версии Asana
- Заявка из внешних систем: добавление сделки из AMOCRM
- Добавление сделки из формы
Хотите также?
Напишите нам: https://t.me/sitnikovma — поможем!
