Кейс «Vibrosa»: Повышение эффективности и онлайн-продаж через внедрение Asana и анализ потока ценностей
Кейс: Vibrosa – продажа техники на Ozon
‼️ Запрос клиента: Внедрить систему Asana в работу компании, добавить автоматизации по заполнению задач, повысить эффективность компании.
Анализ текущего положения:
Отсутствует централизованная система управления задачами и проектами, что затрудняет контроль над выполнением задач и снижает эффективность работы
Сложности в коммуникации между отделами
Невозможность оперативно отслеживать статус заказа и его выполнение
Цели и задачи:
Создание системы управления задачами и проектами для контроля над выполнением задач
Расширить присутствие на рынке за счёт онлайн-продаж
Обучение сотрудников правильной постановки задач
Результаты работы спустя 1 месяц:
Проведено обучение для 10 сотрудников, команда понимает как работает система
100% Выполнение задач в срок сотрудниками, правильная постановка задач сотрудниками
Настроены автоматизации для коммуникации между отделами
Создано более 10 автоматизаций
1. Разбор по карте потока ценностей:
Зачем это было нужно?
Создание карты потока ценностей позволило компании «Виброса» получить объективную картину своей деятельности и увидеть, где именно возникают потери. Это, в свою очередь, дало возможность разработать конкретные меры по улучшению ситуации и оценить их эффективность.
Что входит в разбор по карте потока ценностей:
Этапы
Участники
Действия
Результат
Проблемы
Точки роста
Результаты:
Вынесено из головы на “Внешний” носитель как действительно выглядит процесс работы компании
Наглядно определены проседающие моменты в работе
На основе карты потока ценностей были прописаны дальнейшие шаги работы
Определен какой функционал команды необходим для процесса
Прописаны какие необходимо создать доски сотрудников в таск-системе
Карта потока ценностей:
2. Внедрение Asana в систему работы компании:
Цели и задачи:
Собрать все задачи сотрудников в 1 месте
Ускорить процесс контроля работы сотрудников
Увеличить количество продаваемой продукции
Результаты работы:
Системный подход к работе
Контроль работы и активности сотрудников, в результате которого никто не сидит без задач
Автоматизированный процесс заполнения по товарам
Улучшена коммуникация между сотрудниками
Выполнение всех задач сотрудниками в срок
Создание досок
Какие доски были созданы:
Доски процессов
Личные доски сотрудников
Доски:
Пример доски сотрудника:
Задачи разбиты на:
Новая задача
Регулярные
В работе
На проверке
Отложено
Данное решение сделано для удобства как и самих сотрудников, так и собственников компании в контроле работы сотрудников.
У компании есть своя специфика, поэтому было принято решение добавить поле “Магазин” для того, чтобы сотруднику было еще проще ориентироваться в задаче. Оптимизация данного процесса выполнения задач позволила существенно сократить временные затраты благодаря устранению необходимости прописывать в описании задачи, к какому магазину она относится.
Пример доски процессов:
3. Создание дашборда
📊 Есть возможность отследить общую статистику по работе компании, потому что был созданы дашборд для упрощения проверки.
Выделенные категории:
Просроченные задачи
Предстоящие задачи
Задачи без срока
Выполнено
Также были добавлены такие категории:
Просроченные задачи по исполнителям
Предстоящие задачи по исполнителю на 7 дней вперед
Предстоящие задачи по исполнителю на сегодня
Выполненные задачи по исполнителю на сегодня
Выполненные задачи по исполнителю за 7 дней
Созданные задачи по исполнителю за 7 дней
Созданные задачи по исполнителю за сегодня
Теперь можно отслеживать не только личную динамику работы сотрудников, но и ситуацию в целом в компании.
4. Обучение сотрудников
Результаты:
90% выполнение задач в Asana, понимание системы работы в таск-менеджере у сотрудников, устранен саботаж сотрудников, отработаны все возражения и вопросы от команды.
Обратная связь в чат и проверка по чек-листу:
Была произведена ежедневная проверка работы в системе по чек-листу, а также обратная связь в чат с сотрудниками.
Пример обратной связи в чат с сотрудникам:
До контроля сотрудников по чек-листу: много просроченных задач, задачи не ставятся и не актуализируются, нет эффективности от внедрения системы.
Пример профиля сотрудника до обучения и личной работы с ним:
После ежедневного контроля сотрудников: 99% выполнения задач в срок, ежедневная постановка задач с описанием и комментариями, система работает без контроля сотрудников.
Пример профиля сотрудника после обучения и личной работы с ним:
5. Регламенты и инструкции по работе в системе
Написаны регламенты и помещены в Notion про работе в системе, чтобы сотрудники не возвращались с одним и тем же вопросом.
6. Создание базы знаний компании
Создание базы знаний в системе Asana
7. Создание автоматизаций:
Были созданы автоматизации для различных досок:
Если переходит в статус “Принять решение”, то ответственный Сергей и назначаются участниками собственники
Подзадача на создание поставки при переходе в статус “Товар получен” (вынос полей количество и штрихкод в заголовок и описание)
Подзадача-напоминание на оплату товара при переходе в статус “Товар получен” (если поле “тип поставки” = “На реализацию”)
Подзадачи-напоминание при переходе в статус “Отправить товар” (если поле “Наличие карточки” = “Нет карточки”)
об отправке габаритов
на создание карточки
на создание дизайна
Переход в раздел “Сделать дизайн” – Ответственный Антон
Переход в раздел “На проверке” – Ответственный Сергей
Переход в раздел “На проверке” – Ответственный создатель
Переход в раздел “В работе” – Ответственный Аркадий
Задача создана – Ответственный Тамик
Поле “Магазин” изменено – Комментарий со ссылками
Перенос в готов с полем проверки – Подзадача “Проверить выкупы” на Валодю
Отмечен как “Завершено” – Перенести в раздел “Готово”