Кейс: Vibrosa – продажа техники на Ozon
‼️ Запрос клиента: Внедрить систему Asana в работу компании, добавить автоматизации по заполнению задач, повысить эффективность компании.
Анализ текущего положения:
- Отсутствует централизованная система управления задачами и проектами, что затрудняет контроль над выполнением задач и снижает эффективность работы
- Сложности в коммуникации между отделами
- Невозможность оперативно отслеживать статус заказа и его выполнение
Цели и задачи:
- Создание системы управления задачами и проектами для контроля над выполнением задач
- Расширить присутствие на рынке за счёт онлайн-продаж
- Обучение сотрудников правильной постановки задач
Результаты работы спустя 1 месяц:
- Проведено обучение для 10 сотрудников, команда понимает как работает система
- 100% Выполнение задач в срок сотрудниками, правильная постановка задач сотрудниками
- Настроены автоматизации для коммуникации между отделами
- Создано более 10 автоматизаций
1. Разбор по карте потока ценностей:
Зачем это было нужно?
Создание карты потока ценностей позволило компании «Виброса» получить объективную картину своей деятельности и увидеть, где именно возникают потери. Это, в свою очередь, дало возможность разработать конкретные меры по улучшению ситуации и оценить их эффективность.
Что входит в разбор по карте потока ценностей:
- Этапы
- Участники
- Действия
- Результат
- Проблемы
- Точки роста
Результаты:
- Вынесено из головы на “Внешний” носитель как действительно выглядит процесс работы компании
- Наглядно определены проседающие моменты в работе
- На основе карты потока ценностей были прописаны дальнейшие шаги работы
- Определен какой функционал команды необходим для процесса
- Прописаны какие необходимо создать доски сотрудников в таск-системе
Карта потока ценностей:
2. Внедрение Asana в систему работы компании:
Цели и задачи:
- Собрать все задачи сотрудников в 1 месте
- Ускорить процесс контроля работы сотрудников
- Увеличить количество продаваемой продукции
Результаты работы:
- Системный подход к работе
- Контроль работы и активности сотрудников, в результате которого никто не сидит без задач
- Автоматизированный процесс заполнения по товарам
- Улучшена коммуникация между сотрудниками
- Выполнение всех задач сотрудниками в срок
Создание досок
Какие доски были созданы:
- Доски процессов
- Личные доски сотрудников
Доски:
Пример доски сотрудника:
Задачи разбиты на:
- Новая задача
- Регулярные
- В работе
- На проверке
- Отложено
Данное решение сделано для удобства как и самих сотрудников, так и собственников компании в контроле работы сотрудников.
У компании есть своя специфика, поэтому было принято решение добавить поле “Магазин” для того, чтобы сотруднику было еще проще ориентироваться в задаче. Оптимизация данного процесса выполнения задач позволила существенно сократить временные затраты благодаря устранению необходимости прописывать в описании задачи, к какому магазину она относится.
Пример доски процессов:
3. Создание дашборда
📊 Есть возможность отследить общую статистику по работе компании, потому что был созданы дашборд для упрощения проверки.
Выделенные категории:
- Просроченные задачи
- Предстоящие задачи
- Задачи без срока
- Выполнено
Также были добавлены такие категории:
- Просроченные задачи по исполнителям
- Предстоящие задачи по исполнителю на 7 дней вперед
- Предстоящие задачи по исполнителю на сегодня
- Выполненные задачи по исполнителю на сегодня
- Выполненные задачи по исполнителю за 7 дней
- Созданные задачи по исполнителю за 7 дней
- Созданные задачи по исполнителю за сегодня
Теперь можно отслеживать не только личную динамику работы сотрудников, но и ситуацию в целом в компании.
4. Обучение сотрудников
Результаты:
90% выполнение задач в Asana, понимание системы работы в таск-менеджере у сотрудников, устранен саботаж сотрудников, отработаны все возражения и вопросы от команды.
Обратная связь в чат и проверка по чек-листу:
Была произведена ежедневная проверка работы в системе по чек-листу, а также обратная связь в чат с сотрудниками.
Пример обратной связи в чат с сотрудникам:
До контроля сотрудников по чек-листу: много просроченных задач, задачи не ставятся и не актуализируются, нет эффективности от внедрения системы.
Пример профиля сотрудника до обучения и личной работы с ним:
После ежедневного контроля сотрудников: 99% выполнения задач в срок, ежедневная постановка задач с описанием и комментариями, система работает без контроля сотрудников.
Пример профиля сотрудника после обучения и личной работы с ним:
5. Регламенты и инструкции по работе в системе
Написаны регламенты и помещены в Notion про работе в системе, чтобы сотрудники не возвращались с одним и тем же вопросом.
6. Создание базы знаний компании
Создание базы знаний в системе Asana
7. Создание автоматизаций:
Были созданы автоматизации для различных досок:
- Если переходит в статус “Принять решение”, то ответственный Сергей и назначаются участниками собственники
- Подзадача на создание поставки при переходе в статус “Товар получен” (вынос полей количество и штрихкод в заголовок и описание)
- Подзадача-напоминание на оплату товара при переходе в статус “Товар получен” (если поле “тип поставки” = “На реализацию”)
- Подзадачи-напоминание при переходе в статус “Отправить товар” (если поле “Наличие карточки” = “Нет карточки”)
- об отправке габаритов
- на создание карточки
- на создание дизайна
- Переход в раздел “Сделать дизайн” – Ответственный Антон
- Переход в раздел “На проверке” – Ответственный Сергей
- Переход в раздел “На проверке” – Ответственный создатель
- Переход в раздел “В работе” – Ответственный Аркадий
- Задача создана – Ответственный Тамик
- Поле “Магазин” изменено – Комментарий со ссылками
- Перенос в готов с полем проверки – Подзадача “Проверить выкупы” на Валодю
- Отмечен как “Завершено” – Перенести в раздел “Готово”
Пример автоматизаций:
Пример автоматизации:
Отзыв заказчика:
После внедрения
Спустя пол года
Хотите также?
Напишите нам: https://t.me/sitnikovma — поможем!
